Tutaj przeczytasz, jakie dane osobowe przetwarzamy, gdy odwiedzasz vivakeys.pl i składasz u nas zamówienie, dlaczego ich potrzebujemy, kto je otrzymuje i jakie masz prawa.
1. Administrator
EUROPE SOFTWARE PARTNER AND PAYMENT SOLUTIONS OÜ
Valge tn 13, 11415 Tallinn, Harju maakond, Estonia
Telefon: +372 668 3082
E-mail w sprawach ochrony danych: datenschutz@vivakeys.de
Dalsze dane znajdziesz w Nocie prawnej.
2. Inspektor ochrony danych
Dipl.-Ing. Michael Heisekamp
c/o EUROPE SOFTWARE PARTNER AND PAYMENT SOLUTIONS OÜ, Valge tn 13, 11415 Tallinn, Estonia
E-mail: datenschutz@vivakeys.de
3. Odwiedziny strony
Hosting i logi serwera
Nasza strona i nasza skrzynka pocztowa działają na serwerach Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Niemcy. Hetzner przetwarza dane w naszym imieniu (art. 28 RODO).
Przy każdym żądaniu serwer zapisuje log: adres IP, datę i godzinę, żądany adres, kod statusu, ilość przesłanych danych, wcześniej odwiedzoną stronę (referrer) oraz przeglądarkę i system operacyjny. Potrzebujemy tych danych, aby udostępniać stronę, znajdować błędy i odpierać ataki. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznym i stabilnym działaniu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Logi są usuwane najpóźniej po sześciu tygodniach.
Niezbędne pliki cookie
Aby działały koszyk, kasa i konto klienta, nasz sklep (WooCommerce) ustawia następujące pliki cookie. Są one ściśle niezbędne do świadczenia usługi, o którą prosisz, i nie wymagają zgody (art. 5 ust. 3 dyrektywy 2002/58/WE w brzmieniu wdrożonym w państwach członkowskich; art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
wp_woocommerce_session_…: sesja koszyka i kasy; przechowywany przez dwa dniwoocommerce_cart_hashiwoocommerce_items_in_cart: wykrywają, czy koszyk się zmienił; do zamknięcia przeglądarkiwordpress_logged_in_…iwordpress_sec_…: logowanie do konta klienta; do zamknięcia przeglądarki, z opcją „Zapamiętaj mnie” 14 dniwordpress_test_cookie: sprawdza, czy Twoja przeglądarka akceptuje pliki cookie; do zamknięcia przeglądarki
Dostawcy usług płatniczych ustawiają podczas płatności własne pliki cookie (pkt 5).
Twój wybór w informacji o plikach cookie
Przy pierwszej wizycie informacja „Pliki cookie i usługi Google” pyta, czy zezwalasz na Google Analytics (statystyki) i inne usługi Google. Przed Twoją decyzją nie ładujemy żadnego kodu Google. Odmowa nie wiąże się z żadnymi niedogodnościami.
Twój wybór zapisujemy wyłącznie w Twojej przeglądarce (local storage, wpis vk_consent: wybór i czas). Wpis nie jest do nas przesyłany. Ponownie pytamy po dwunastu miesiącach. Za pomocą linku „Ustawienia cookie” na dole każdej strony możesz w każdej chwili zmienić wybór lub wycofać zgodę ze skutkiem na przyszłość. Podstawą prawną zapisania wyboru jest art. 5 ust. 3 dyrektywy 2002/58/WE w brzmieniu wdrożonym w państwach członkowskich oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Google Analytics 4 (tylko za zgodą „Statystyki”)
Za Twoją zgodą korzystamy z Google Analytics 4 firmy Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia („Google”), aby zrozumieć, jak używany jest nasz sklep. Google ustawia pliki cookie _ga i _ga_… na okres do dwóch lat. Przetwarzane są pseudonimowe dane o korzystaniu, takie jak wyświetlone strony, czas pobytu, źródło wizyty, dane urządzenia i przeglądarki oraz przybliżony region. Według Google, Google Analytics 4 nie zapisuje adresów IP. Dane zdarzeń są przechowywane maksymalnie 14 miesięcy.
Korzystamy z trybu zgody Google: po wyrażeniu przez Ciebie zgody informujemy Google, że dozwolona jest wyłącznie analityka. Zapisywanie i wykorzystywanie do celów reklamowych pozostaje zablokowane. Zalogowani pracownicy nie są śledzeni. Podstawą prawną jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 5 ust. 3 dyrektywy 2002/58/WE).
Usługi Google (tylko za zgodą „Usługi Google”)
Merchant widget: za Twoją zgodą pokazujemy na stronach sklepu (nie w koszyku, kasie ani na koncie klienta) widżet Google z oceną naszego sklepu w Google. Jest on ładowany z serwerów Google (gstatic.com, google.com). Google otrzymuje Twój adres IP, dane przeglądarki i urządzenia oraz wyświetloną stronę.
Opinie konsumenckie Google: za Twoją zgodą po złożeniu zamówienia Google wyświetla okno na stronie potwierdzenia zamówienia. Decydujesz w nim, czy Google może poprosić Cię e-mailem o ocenę zakupu. Na potrzeby tego okna przekazujemy Google: numer zamówienia, adres e-mail, kraj dostawy, przewidywaną datę dostawy oraz, jeśli jest dostępny, numer GTIN kupionych produktów. Google wyśle Ci ankietę tylko wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę w oknie. Google publikuje Twoją ocenę na własnych warunkach.
Podstawą prawną obu usług jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 5 ust. 3 dyrektywy 2002/58/WE).
4. Zamówienie i konto klienta
Do zamówienia potrzebujemy Twojego adresu e-mail i kraju; imię i nazwisko możesz podać dobrowolnie. Jeśli zamawiasz dla firmy, potrzebujemy nazwy firmy, imienia i nazwiska, adresu oraz, jeśli chcesz skorzystać z odwrotnego obciążenia, numeru VAT. Wraz z zamówieniem zapisujemy także zamówione produkty, ceny i podatki, metodę i status płatności, dostarczone klucze produktów, Twoje oświadczenia złożone w kasie oraz adres IP i dane przeglądarki w chwili zamówienia (w celu ochrony przed nadużyciami).
Wykorzystujemy te dane, aby zawrzeć i wykonać umowę, dostarczyć Ci klucze, wystawiać faktury, odpowiadać na pytania dotyczące zamówienia i wypełniać obowiązki prawne. Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowe i handlowe) oraz, w zakresie ochrony przed nadużyciami, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Konto klienta jest dobrowolne; możesz też zamawiać jako gość. Na koncie zapisujemy Twoje dane logowania (hasło wyłącznie w postaci zaszyfrowanej), Twoje dane oraz zamówienia z kluczami produktów, abyś mógł je w każdej chwili pobrać. Możesz w każdej chwili zlecić usunięcie konta; dane, które musimy przechowywać, pozostają zapisane do końca okresu przechowywania.
Weryfikacja numeru VAT
Jeśli podasz numer VAT, przy zamówieniu sprawdzamy go w systemie wymiany informacji o VAT (VIES) Komisji Europejskiej. Przekazujemy numer i kraj. Wynik i numer zapytania zapisujemy wraz z zamówieniem jako dowód podatkowy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami dowodowymi w zakresie VAT. Jeśli VIES zgłosi numer jako nieważny, możesz zamówić bez numeru; naliczamy wtedy VAT.
E-maile dotyczące zamówienia
Potwierdzenie zamówienia, dostawę kluczy i inne e-maile dotyczące zamówienia wysyłamy przez Scaleway Transactional Email firmy Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l’Evêque, 75008 Paryż, Francja, jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Nadawcą jest shop@vivakeys.com; odpowiedzi trafiają na office@vivakeys.de. Scaleway otrzymuje Twój adres e-mail i treść wiadomości. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Faktury i księgowość
Faktury tworzymy w sklepie i przekazujemy dane do naszej księgowości. Faktury i dokumenty księgowe musimy przechowywać przez siedem lat od końca roku obrotowego zgodnie z § 12 estońskiej ustawy o rachunkowości (raamatupidamise seadus). W razie potrzeby dane te otrzymują nasi doradcy podatkowi i organy podatkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
5. Płatność
Do płatności przekazujemy niezbędne dane dostawcy usług płatniczych wybranej przez Ciebie metody, takie jak numer zamówienia, kwota, waluta, adres e-mail, kraj oraz, jeśli je podano, imię i nazwisko oraz adres:
- płatność kartą, Apple Pay i Google Pay: Revolut Bank UAB, Konstitucijos pr. 21B, 08130 Wilno, Litwa
- PayPal i lokalne metody płatności oferowane przez PayPal: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, 2449 Luksemburg, Luksemburg
Dane płatnicze wprowadzasz bezpośrednio u dostawcy usług płatniczych. Nie otrzymujemy pełnych danych karty ani rachunku. Dostawcy usług płatniczych przetwarzają Twoje dane także na własną odpowiedzialność, na przykład w celu zapobiegania oszustwom i wypełniania obowiązków prawnych; obowiązują ich własne polityki prywatności. W przypadku Apple Pay i Google Pay dane przetwarzają również Apple lub Google na własnych warunkach. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Funkcje płatności tylko w kasie: przyciski płatności i pola wprowadzania danych PayPal i Revolut osadzamy wyłącznie na stronie kasy, nie na stronach produktów ani koszyka. W kasie są one ładowane przy otwarciu strony, zanim wybierzesz metodę płatności. Twoja przeglądarka ładuje kod programu z serwerów PayPal i Revolut. PayPal korzysta ponadto ze swojej usługi FraudNet oraz z usługi reCAPTCHA firmy Google Ireland Limited, aby zapobiegać oszustwom. Program Revolut wysyła raporty o błędach do usługi Sentry firmy Functional Software, Inc., San Francisco, USA, z której Revolut w tym celu korzysta. Dostawcy otrzymują w szczególności Twój adres IP, dane przeglądarki i urządzenia oraz wyświetloną stronę i mogą używać plików cookie lub podobnych technologii. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ w kasie chcesz sfinalizować i opłacić zamówienie, a w zakresie zapobiegania oszustwom i raportów o błędach nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznej i działającej płatności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
6. Kontakt i wsparcie
Jeśli piszesz do nas e-mailem lub przez formularz kontaktowy, przetwarzamy Twoje dane (w formularzu: imię i nazwisko, adres e-mail, temat i wiadomość) oraz treść zapytania, aby na nie odpowiedzieć. Formularz jest wysyłany e-mailem do naszej skrzynki i nie jest dodatkowo zapisywany na stronie. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli sprawa dotyczy umowy, a w pozostałych przypadkach nasz prawnie uzasadniony interes w udzieleniu odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Zgłoś problem: jeśli otrzymany klucz nie działa, możesz to zgłosić przez opcję „Zgłoś problem” w zamówieniu lub stronę „Zgłoś problem z kluczem”. Aby otrzymać link do formularza, podajesz numer zamówienia i adres e-mail użyty przy zamówieniu; link wysyłamy wyłącznie na ten adres. Wraz ze zgłoszeniem przetwarzamy zamówienie, dany klucz, ewentualnie podany przez Ciebie kod błędu oraz Twój opis, aby sprawdzić sprawę i dostarczyć zamiennik. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy i uprawnień z tytułu braku zgodności).
Przetwarzanie wspierane przez AI: do obsługi zapytań używamy systemów AI firmy OpenAI Ireland Limited, Dublin, Irlandia, jako podmiotu przetwarzającego (art. 28 RODO). Przetwarzana jest treść Twojego zapytania. Odpowiedzi wysyłamy jako „Kundenservice VivaKeys”. W każdej chwili możesz poprosić, aby Twoje zapytanie sprawdził i odpowiedział na nie człowiek.
Rezerwacja terminów: oddzwonienie lub termin pomocy zdalnej możesz zarezerwować przez Calendly (Calendly LLC, 115 E Main St, Ste A1B, Buford, GA 30518, USA). Calendly jest wywoływane dopiero po kliknięciu linku do rezerwacji. Calendly przetwarza wprowadzone tam dane (takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, termin i notatka) oraz Twój adres IP. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub nasz prawnie uzasadniony interes w prostym planowaniu terminów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Pomoc zdalna: do pomocy zdalnej używamy TeamViewer firmy TeamViewer Germany GmbH, Bahnhofsplatz 2, 73033 Göppingen, Niemcy. Sesja odbywa się tylko wtedy, gdy uruchomisz TeamViewer i podasz nam swój identyfikator i hasło. Przetwarzane są identyfikator TeamViewer, adres IP, czas trwania sesji oraz zawartość ekranu widoczna podczas sesji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
7. Odstąpienie od umowy
Jeśli odstąpisz od umowy, przetwarzamy Twoje oświadczenie i dane zamówienia, aby obsłużyć odstąpienie, zwrócić płatność i móc udokumentować przebieg sprawy (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).
8. Przekazywanie danych do państw spoza UE
Google, Calendly, OpenAI i Sentry należą do firm z siedzibą w USA, a dostawcy usług płatniczych również mogą przetwarzać dane w państwach trzecich. W przypadku Calendly przetwarzanie odbywa się w USA. Google LLC i Calendly LLC są certyfikowane w ramach EU-US Data Privacy Framework; przekazywanie danych do certyfikowanych firm jest objęte decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony z 10 lipca 2023 r. (art. 45 RODO). Tam, gdzie to nie ma zastosowania, opieramy przekazywanie na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Na żądanie poinformujemy Cię o odpowiednim zabezpieczeniu.
9. Okres przechowywania
Usuwamy Twoje dane, gdy tylko nie są nam już potrzebne do danego celu i nie istnieje obowiązek ich przechowywania. Szczegółowo:
- logi serwera: maksymalnie sześć tygodni
- sesja koszyka: dwa dni
- Twój wybór w informacji o plikach cookie: dwanaście miesięcy w przeglądarce
- faktury i dokumenty księgowe: siedem lat od końca roku obrotowego
- zamówienia i dostarczone klucze: dopóki możliwe są roszczenia z umowy i obowiązuje obowiązek przechowywania
- konto klienta: do czasu, gdy je usuniesz lub zlecisz jego usunięcie
- zapytania do obsługi klienta: do zamknięcia sprawy, gdy nie należy się spodziewać roszczeń
10. Twoje prawa
Masz prawo dostępu (art. 15 RODO), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18) i przenoszenia danych (art. 20). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3).
Prawo sprzeciwu: jeśli przetwarzamy dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO).
W tym celu napisz na adres datenschutz@vivakeys.de. Jeśli mamy uzasadnione wątpliwości co do Twojej tożsamości, możemy poprosić o potwierdzenie.
11. Skarga do organu nadzorczego
Możesz wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych. Właściwy dla nas jest estoński organ ochrony danych:
Andmekaitse Inspektsioon (Estoński Inspektorat Ochrony Danych)
Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia
E-mail: info@aki.ee, telefon: +372 627 4135
Strona internetowa: aki.ee
Możesz też zwrócić się do organu nadzorczego w państwie członkowskim UE, w którym mieszkasz lub pracujesz, na przykład do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce. Organ ten przekaże Twoją skargę organowi estońskiemu.
12. Dalsze informacje
Musisz podać dane niezbędne do złożenia zamówienia; w przeciwnym razie nie możemy zawrzeć umowy. Wszystkie pozostałe dane są dobrowolne.
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO).
Aktualizujemy niniejszą politykę prywatności, gdy zmienia się nasze przetwarzanie lub sytuacja prawna. Obowiązuje wersja opublikowana tutaj.
Stan na: 9 listopada 2026